Cập nhật vào 25/12
Kế toán theo suy nghĩ của đa phần mọi người là bộ phận chủ yếu làm việc đơn lẻ. Tuy nhiên, trong mô hình công việc hiện nay, bộ phận kế toán cần được tạo lập phương pháp làm việc nhóm với rất nhiều lợi ích to lớn nó mang lại.
Công việc của một nhân viên kế toán tương đối “khổng lồ” khi hàng ngày phải thu thập và xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu – chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản…
Có thể bạn đã biết làm việc nhóm kế toán sẽ mang đến hiệu quả: Xử lý công việc mạnh mẽ hơn với sự phân chia công việc hiệu quả, mỗi người xử lý và khớp số liệu theo từng quá trình riêng biệt là tác dụng chính của làm việc nhóm.
Thế nhưng hầu hết các tổ chức và công ty đều không hiểu rõ tầm quan trọng, hoặc nếu hiểu thì lại chưa tổ chức tốt được nhóm làm việc dành cho bộ phận này.
Tạo lập không gian làm việc nhóm kế toán chuyên nghiệp
Đưa ánh sáng tự nhiên vào không gian làm việc nhóm
Theo một nghiên cứu khoa học cho thấy: Nhân viên ngành kế toán thường bị áp lực hơn so với các ngành nghề khác, hàng ngày họ phải tiếp nhận nhiều giấy tờ, sổ sách liên quan đến những con số. Không gian làm việc của họ thường có đặc điểm chung là chật chội, bí bách, không khí khó lưu thông nên ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc.
Nếu không gian làm việc nhóm cũng như vậy thì thật tồi tệ, mọi ý tưởng, cảm hứng đề xuất cái mới sẽ bị ảnh hưởng không ít. Các doanh nghiệp nên bố trí không gian riêng, nơi đây có đủ ánh sáng tự nhiên, trang bị đầy đủ bàn ghế để không chỉ nhân viên kế toán ngồi họp, thảo luận công việc mà toàn bộ nhân viên nhóm khác cũng có thể sử dụng khi cần trao đổi, bàn luận.
Ánh sáng tự nhiên giúp tinh thần các thành viên được tỉnh táo, minh mẫn hơn. Hiệu quả làm việc nhóm bởi vậy cũng được nâng cao hơn rất nhiều. Nên tránh họp nhóm tại bàn làm việc vốn được “chất chồng” bởi 1 đống giấy tờ và sổ sách bởi như vậy tâm lý mọi người dễ căng thẳng, việc tiếp nhận ý kiến, tiếp thu kiến thức sẽ khó khăn.
Thiết lập không gian làm việc nhóm yên tĩnh
Xu hướng thiết lập văn phòng mở, phá bỏ mọi bức tường, vách ngăn để mọi người cùng làm việc trong một không gian chung tương đối phổ biến. Không gian này mang đến môi trường trẻ trung nhộn nhịp, với khả năng giao tiếp, sáng tạo và hợp tác dễ dàng không giới hạn. Tuy nhiên ở một góc độ khác, văn phòng mở đôi khi lại là môi trường ồn ã, khó chịu, khiến nhân viên xao nhãng và làm việc thiếu hiệu quả nhất.
Trong cuộc thảo luận, trao đổi công việc kế toán không thể thiếu việc đưa ra những con số, số liệu thống kê đòi hỏi tính chính xác cao. Nếu môi trường xung quanh quá ồn ào thì mọi người khó tập trung và nghe được chính xác thông tin đưa ra. Việc tạo lập không gian yên tĩnh để tăng hiệu quả làm việc nhóm là điều hết sức cần thiết.
Các doanh nghiệp nên bố trí không gian thảo luận nhóm riêng, thiết kế cửa kính cách âm để tạo yên tĩnh để tập trung làm việc. Khu vực này nên dùng ánh sáng màu trắng để làm việc tập trung và có hiệu quả.
Trong không gian này bạn cũng nên bố trí những chiếc ghế sofa nhỏ, êm ái để mọi người ngồi ở tư thế thoải mái nhất. Một vài chậu cây xanh nhỏ xung quanh cũng có tác dụng tích cực trong việc tạo không gian tươi mát, mang đến cảm giác thoải mái tinh thần cho những “bộ não” phải xử lý các số liệu liên tục.
Nguyên tắc làm việc nhóm kế toán hiệu quả cao
Tôn trọng ý kiến của các thành viên trong nhóm
Một nhóm làm việc hiệu quả và ăn ý là sự kết hợp những điểm mạnh của từng cá nhân, từ đó hiệu quả đạt được sẽ là lớn nhất. Để hợp tác tốt, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng những thành viên khác.
Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suôn sẻ và nâng cao năng suất. Lắng nghe khi thành viên khác đang nói bởi đây là cách bạn thể hiện sự tôn trọng họ. Bạn có thể đọc chi tiết hơn tại bài viết: 12 nguyên tắc để làm việc nhóm hiệu quả.
Chia sẻ khó khăn
Bất cứ công việc nào cũng có những khó khăn nhất định, với các nhân viên kế toán đôi khi gặp khó khăn trong việc: xử lý số liệu, thực hiện các hàm tính toán, công thức tính toán trên excel, khó khăn trong soạn thảo hợp đồng, làm báo cáo tài chính 3 – 6 tháng…
Những người có kinh nghiệm trong nhóm nên chia sẻ và trợ giúp những người đang gặp khó khăn để giải quyết và xử lý nhanh chóng. Sự tương trợ sẽ mang đến hiệu quả làm việc bất ngờ.
Hướng tới mục tiêu chung
Phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm là điều mà bất bất cứ nhóm làm việc nào cũng cần quan tâm. Dù mỗi người trong nhóm có năng lực và kỹ năng riêng nhưng phải đảm bảo tất cả mọi người đều có cùng hướng đi, đó là đạt được mục tiêu chung. Chỉ cần 1 người trệch khỏi hướng đi chung đó, nhóm khó có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Ví dụ: Nhóm kế toán cần làm bản báo cáo tài chính cuối năm, khối lượng công việc rất nhiều, cần có sự phân chia công việc đồng đều giữa các thành viên trong nhóm, đưa ra deadline cụ thể rõ ràng. Vạch ra thời gian cụ thể nhất định nào đó mọi thành viên phải hoàn thành xong công việc, báo cáo lên lãnh đạo cấp cao hơn.
Có định hướng và thống nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan trọng để làm việc nhóm một cách hiệu quả. Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về công việc, mục tiêu, trách nhiệm và kết quả, hoạt động nhóm sẽ trở nên suôn sẻ hơn.
Nắm được nguyên tắc làm việc nhóm cũng như biết cách tạo lập không gian làm việc nhóm sẽ là chìa khóa nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả, giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh hơn.
