Cách tạo không gian và cách thức làm việc nhóm hiệu quả

0
Chỉnh sửa gần nhất

Làm việc nhóm tại văn phòng làm việc đối với một tổ chức là hoạt động không thể thiếu, nó giúp nâng cao khả năng gắn kết giữa các thành viên sự ăn ý trong công việc và cuối cùng là một kết quả vượt xa cả sự mong đợi.

Tuy nhiên hiện nay tại nhiều tổ chức không gian làm việc nhóm đang dần bị thu hẹp thậm chí là hạn chế. Điều này thực sự không tốt cho con đường phát triển của công ty một chút nào. Bài viết này sẽ trình bày với bạn về không gian làm việc nhóm và các phương pháp tổ chức làm việc nhóm một cách sinh động, khoa học.

1.Các phương thức tạo lập không gian văn phòng để làm việc nhóm

Tăng khối lượng các phòng sinh hoạt cộng đồng

Có nhiều ý kiến trái chiều cho rằng  việc làm này sẽ khiến cho tổ chức không còn giữ được kỷ cương nề nếp nữa. Nhân viên sẽ thích ngồi lỳ ở phòng sinh hoạt cộng đồng thay vì ngồi vào những chiếc bàn làm việc khô khan cứng nhắc cùng đống giấy tờ ngổn ngang chưa biết khi nào mới giải quyết hết. Hoặc những buổi làm việc nhóm có diễn ra đều đặn nhưng không mang lại kết quả nào cũng là vấn đề mà các nhà lãnh đạo đang rất lo lắng.

Không gian thư giãn nâng cao hiệu quả công việc

Không gian thư giãn nâng cao hiệu quả công việc

Có một điều chắc chắn rằng để nhân viên của mình ý thức được tầm quan trọng của công việc cũng như sự cần thiết phải làm việc nhóm, thì không còn cách nào khác là chính những người đứng đầu doanh nghiệp phải truyền đi thông các điệp thiết thực và tạo ra những tấm gương sáng để thôi thúc hoạt động này. Thay vì la mắng hãy để nhân viên nhìn ra giá trị của mình để họ tự thấy bản thân cần phải cố gắng nhiều hơn nữa.

Thông thường cứ một dãy bàn làm việc nên có một khu vực sinh hoạt chung ở góc cuối của văn phòng. (Về thiết kế văn phòng, vui lòng tham khảo thêm tại: thietkevanphong.top).

Nhằm mang đến một không gian làm việc nhóm hiệu quả và giảm tải áp lực, bên trong của khu vực này sẽ được bày trí rất nhiều bộ bàn ghế gỗ và sofa với đầy đủ các gam màu tươi tắn trẻ trung không khác gì một quán cà phê thu nhỏ.

Một vài chậu cây cảnh được treo xung quanh cùng một vài giá sách được kê ngay ngắn dưới chân những tấm kính chắn sẽ giúp môi trường này trở nên gần gũi và thân quen hơn. Tại đây nhân viên có thể vừa uống cà phê vừa bàn công việc, giấy bút và các đồ dùng văn phòng phẩm đều có sẵn để phục vụ.

Việc làm này sẽ giúp khơi ngợi sự sáng tạo, óc tưởng tượng và tinh thần làm việc hăng say hơn từ các thành viên khi được bồi bổ sức khỏe về tinh thần.

Mở rộng không gian làm việc nhóm

Nếu văn phòng của bạn không có đủ diện tích để thiết kế thêm các phòng sinh hoạt cộng đồng thì mở rộng không gian làm việc cũng là phương án rất tốt để thúc đẩy hoạt động nhóm. Gỡ bỏ những vách chắn lớn hoặc các bức tường chắn ngang giữa các phong ban là việc làm cần thiết đầu tiên. Mọi người sẽ có cơ hội được giao lưu với nhau nhiều hơn là chỉ có phòng nào biết phòng nấy. Có công việc gì cũng có thể hỗ trợ nhau dễ dàng hơn thay vì phải lại chạy sang phòng này phong kia tìm sếp nọ ông kia hay các trưởng nhóm phụ trách.

Thiết kế văn phòng đẹp

Thiết kế văn phòng mở để nâng cao khả năng tương tác

Trong thiết kế văn phòng, các dãy bàn cũng cần kê sát lại nhau hơn, hoặc xếp thành các đường thẳng, hình vòng cung hay hình tròn để tiện trao đổi với nhau. Không gian riêng tư vẫn được đảm bảo khi giữa các bàn luôn có một tấm chắn nhỏ đủ để bạn nhìn thấy khuôn mặt của nhau.

căn phòng nên cân nhắc việc đặt một chiếc bàn thảo luận để nếu không cách bàn làm việc có xa hoặc cần đến sự bàn bạc của nhiều người chúng ta có thể sử dụng nó ngay lập tức. Để các tấm kính chắn không quá nhàm chán, một dòng chữ sinh động hay một vài hình ảnh được dán ngay ngắn sẽ giúp không gian trở nên đẹp và ấn tượng hơn. Về bàn ghế văn phòng làm việc, bạn có thể tham khảo thêm tại nội thất văn phòng Đức Khang.

2. Các gợi ý để tổ chức và xây dựng nhóm làm việc.

Gợi ý 1: Xây dựng nhóm

1. Thảo luận việc nhóm với nhóm của bạn.
Trước khi bạn có thể làm việc cùng nhau như một nhóm, nhóm của bạn cần nhận thức về những lợi ích có được từ việc teamwork. Có thể mọi người sẽ không sẵn sàng làm việc như một đơn vị, và việc giải thích kĩ càng về những lợi ích về teamwork có thể thay đổi suy nghĩ của họ, từ đó xây dựng một đội ngũ mạnh hơn.

  • Yêu cầu mọi người ghi lại những ý kiến tích cực và tiêu cực về làm việc theo nhóm.
  • Làm việc cùng nhau để giải quyết các vấn đề hoặc thái độ tiêu cực.

Ví dụ, ai đó có thể lo rằng việc làm việc nhóm có thể tổn thương một cá nhân và khả năng diễn đạt ý tưởng của họ. Những cách một đội có thể làm để giúp tăng cường sức mạnh cho một ý kiến cá nhân nên được làm nổi bật để có thể đáp lại sự thắc mắc này.

2. Hiểu về phong cách của thành viên trong nhóm
Người ta cho rằng có một số loại “phong cách của thành viên” mà có thể tìm thấy ở hầu hết các nhóm. Những phong cách này mô tả mỗi cá nhân hành động như thế nào trong nhóm, và có thể đề xuất những vai trò nào họ thể hiện được tốt nhất, cũng như cho phép bạn tạo ra một nhóm cân bằng. Dành ít phút xem xét lại bốn phong cách thành viên chính sau đây:

  • Những người hay đóng góp sẽ có xu hướng tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể và tức thời.
  • Cộng tác viên thường tập trung vào nhóm và dự án nói chung.
  • Những người giao tiếp thường cố tạo sự cởi mở, tích cực và mang tính xây dựng trong nhóm.
  • Những người thách thức thường thích làm nổi bật những khó khăn và thúc đẩy cả nhóm đạt chất lượng và hiệu suất cao hơn.

3. Tập luyện việc lãnh đạo một cách hiệu quả
Có vài loại lãnh đạo khác nhau, và các nghiên cứu cho thấy rằng một số phong cách lãnh đạo hiệu quả cao hơn các phong cách khác. Quan trọng hơn là một số loại lãnh đạo có thể dẫn đến kết quả tiêu cực của nhóm. Nếu bạn đang quản lý một nhóm, hãy cố gắng thực hiện một trong các phong cách lãnh đạo sau đây:

Người lãnh đạo có thể biến đổi sẽ truyền cảm hứng cho nhóm bằng việc tạo và chia sẻ tầm nhìn cho các nhiệm vụ trong nhóm. Họ kêu gọi các thành viên trong nhóm thách thức các chuẩn mực và suy nghĩ sáng tạo để đạt được các mục tiêu.

Người lãnh đạo mang tính nâng cao năng lực sẽ thúc giục thành viên của nhóm thực hiện việc tự lãnh đạo, và để họ và các lựa chọn của họ tạo nên hướng đi của cả nhóm.

Gợi ý 2: Thiết lập cấu trúc cho nhóm làm việc

1. Tạo một nhóm có số lượng phù hợp
Có một số loại số lượng nhất định có thể giúp cho nhóm hoạt động tốt nhất. Số lượng người sẽ ảnh hưởng đến mức độ dễ dàng cho việc giao tiếp và việc phân công trách nhiệm được xác định như thế nào. Giữ cho số lượng của nhóm được cân bằng để giúp duy trì cho những hoạt động chung của nhóm được hiệu quả.

  • Số lượng lý tưởng cho một nhóm là từ 2 đến 5 thành viên.
  • Có thể có một nhóm từ 5 đến 10 thành viên. Tuy nhiên nó có thể khó quản lý.
  • Bất kỳ nhóm nào lớn hơn 10 thành viên đều có thể cần phải chia thành các nhóm nhỏ hơn.

2. Đặt deadline cụ thể cho những mục tiêu của nhóm
Mặc dù đội của bạn có thể sẽ có thể thời hạn cuối cùng của toàn thể dự án, nhưng việc chia nó thành những mục tiêu nhỏ hơn có thể giúp nhóm của bạn giữ vững hướng đi. Hãy thử chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn với từng deadline riêng. Ví dụ, bạn có thể tạo ra giai đoạn thiết lập kế hoạch, trong đó, nhóm của bạn sẽ xác định các thành quả vào một thời điểm nhất định.

  • Mỗi giai đoạn sẽ có một ngày đến hạn, kết thúc là thời hạn cho dự án tổng.
  • Việc chia nhỏ các mục tiêu có thể giúp cho nhóm theo dõi tiến độ của họ.

3. Thiết lập các phương thức cho sự tương tác của nhóm
Nhóm của bạn sẽ cần phải làm việc tốt với nhau và tạo ra các phương thức phù hợp và trách nhiệm liên đội để có thể tạo điều kiện cho sự tương tác. Bằng cách khiến những hướng dẫn này rõ ràng hơn, nhóm của bạn sẽ có hiệu quả giao tiếp và đạt được mục tiêu với nhau.

  • Đặt thời hạn trả lời cho tin nhắn điện thoại hoặc emails.
  • Bắt buộc tham dự các buổi họp.
  • Bạn có thể đưa ra biểu mẫu để thành viên trong nhóm kí tên xác nhận họ đã đọc và cam kết tuân thủ các chính sách của nhóm.

4. Làm cho mục tiêu của từng thành viên rõ ràng
Một nhóm giỏi sẽ có vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể cũng như hiểu những gì các thành viên khác đang làm. Phân công công việc theo cách này cho mọi người làm việc có hiệu quả về mặt cá nhân lẫn theo nhóm.

  • Khi không có mục tiêu rõ ràng, các thành viên có thể làm việc một cách chồng chéo và phần việc bị lặp lại dư thừa.
  • Mục tiêu rõ ràng cho từng thành viên sẽ giúp cho hiệu suất của cả nhóm.
  • Mục tiêu rõ ràng cho phép sự đánh giá và cải thiện hiệu suất cho cả cấp độ cá nhân và nhóm.

Gợi ý 3: Nuôi dưỡng những mối quan hệ tốt nhất

1. Thể hiện giá trị của sự hợp tác
Nếu nhóm của bạn không thấy được giá trị hoặc tin rằng việc cùng nhau hợp tác là một sự lựa chọn khôn ngoan, thì nhóm của bạn sẽ thất bại. Bất cứ khi nào bạn tập hợp một nhóm, mỗi thành viên phải hoàn toàn tin tưởng và cam kết làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu của nhóm.

  • Bất kì thành viên nào, hoặc các thành viên nào, không tin rằng làm việc theo nhóm là một ý tưởng hay sẽ khiến toàn bộ nỗ lực của cả nhóm bị ảnh hưởng.
  • Đảm bảo rằng mỗi thành viên sẵn sàng làm việc cùng nhay để hướng tới mục tiêu chung của cả đội.

2. Chia sẻ điểm mạnh của các thành viên trong nhóm
Có thể một thành viên của nhóm đã biết rõ vai trò và kĩ năng họ có thể đem lại cho nhóm. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là mỗi thành viên nên nhận thức được điểm mạnh và kĩ năng của cả các thành viên khác. Điều này cho phép mỗi thành viên trong nhóm giúp đỡ người khác hoặc thực hiện các vai trò khác hiệu quả hơn.

  • Trong bất kì sự kiện xã hội nào, hãy chắc chắn rằng nó đã bao gồm một phần mà mọi người có cơ hội trình bày kĩ năng hoặc thế mạnh của họ.
  • Khi mỗi thành viên trong nhóm biết được những người khác có khả năng gì, thì hiệu suất làm việc của cả nhóm sẽ tăng lên.

3. Quản lý mâu thuẫn hiệu quả
Một lợi ích của việc hợp tác với nhau là sự giới thiệu nhiều ý tưởng và quan điểm, cho phép nhóm tìm ra các giải pháp mà một cá nhân có thể bỏ lỡ. Không may, việc làm việc nhóm có thể phát sinh các mâu thuẫn khi các ý tưởng hoặc các cuộc thảo luận va chạm. Yêu cầu nhóm của bạn làm việc thông qua các xung đột, sử dụng nó như một lợi ích.

  • Mâu thuẫn có thể làm cho hiệu suất của nhóm sụt giảm.
  • Cố gắng giải quyết xung đột trước khi nó phát triển thành các vấn đề nghiêm trọng hơn.

4. Nuôi dưỡng nhận thức về tình cảm trong nhóm của bạn
Một phần của con người chính là có và cảm nhận các cảm xúc. Mặc dù nhiều cảm xúc có thể dẫn đến một nhóm tích cực và lành mạnh, nhưng một số khác có thể là mối đe dọa cho sự gắn kết của cả nhóm. Bằng cách huấn luyện đội ngũ của bạn trong những vấn đề về tình cảm, bạn có thể giúp nhóm tránh những khó khăn hoặc các bộc phát về cảm xúc gây tổn thương cho nỗ lực của nhóm.

  • Bước đầu tiên trong nhận thức cảm xúc là nhận thức và quản lý cảm xúc của chính mình.
  • Động lực của chính bản thân về việc làm việc như một nhóm là rất quan trọng đối với nỗ lực tổng thể.
  • Nhận thức được tình trạng cảm xúc của người khác là rất quan trọng khi là việc với nhiều người khác nhau.

Kết luận: tổ chức hóm hoạt động tốt, sẽ giúp cho công ty, tổ chức vận hành trơn tru, phát triển mạnh mẽ và bền vững. Tuy nhiên chúng ta cần lắm vững các nguyên tắc và các phương pháp để phát triển và xây dựng nhóm.

Chia sẻ.

Chức năng bình luận đã bị đóng