Cập nhật vào 19/09
Làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với một con người hiện đại. Tuân thủ các nguyên tắc làm việc nhóm là chìa khóa để nâng cao chất lượng công việc.
1. Chọn không gian làm việc nhóm hợp lý
Thực tế không gian ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc nhóm. Bạn sẽ khó có thể tập trung tinh thần để thảo luận, bàn bạc các vấn đề nếu như làm việc nhóm ở không gian ồn ào, nhiều người qua lại, nóng bức, không có các trang thiết bị điện tử phục vụ cần thiết.
Tại các văn phòng làm việc, doanh nghiệp nên bố trí phòng làm việc nhóm riêng, có cửa cách âm và trang thiết bị: máy chiếu, micro, loa âm thanh… Không gian phòng làm việc nhóm nên rộng rãi, có ánh sáng đầy đủ, nên có thêm cây xanh để không gian thoáng mát.
Thay vì những bộ bàn ghế khô cứng thì bên trong của khu vực này sẽ được bày trí rất nhiều bộ bàn ghế gỗ và sofa với đầy đủ các gam màu tươi tắn trẻ trung không khác gì một quán cà phê thu nhỏ để tạo cảm hứng làm việc nhóm được tốt nhất.
Trường hợp nhóm muốn thay đổi không gian thì hoàn toàn có thể chọn những quán cafe yên tĩnh một chút, view đẹp. Hiệu quả làm việc nhóm sẽ tăng lên đáng kể khi thảo luận trong không gian phù hợp.
Gợi ý cho bạn 20 mẫu bàn ghế văn phòng Đức Khang phù hợp dành cho không gian làm việc nhóm tiết kiệm chi phí.
2. Luôn đến đúng giờ
Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.
3. Xác định mục tiêu chung
Để đạt được mục tiêu chung trong cả nhóm thì cần xác định mục tiêu rõ ràng, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung. Cả team phải luôn bám sát mục tiêu của mình đưa ra để thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân thì thống nhất một quan điểm chung để làm việc.
4. Trưởng nhóm cần có năng lực quản lý
Một thủ lĩnh có bản lĩnh và năng lực là một thủ lĩnh biết cách khuyến khích, tạo động lực, điều kiện cho các thành viên trong nhóm phát triển cá nhân ngay trong đội của mình. Trưởng nhóm cần phải hoạch định kế hoạch cụ thể và rõ ràng để tất cả thành viên có thể hiểu được chu trình làm việc:
- Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì? ( What )
- Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra? ( Where )
- Khi nào thì bắt đầu tiến hành? ( When )
- Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này? ( Who )
- Tại sao phải tiến hành hoạt động này? ( Why )
- Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào? ( How )
5. Biết lắng nghe
Đừng bao giờ cho rằng mọi ý kiến của mình là đúng và mình có thể giải đáp được tất cả các vấn đề. Ai cũng có những hiểu biết giới hạn ở lĩnh vực nào đó do vậy cần lắng nghe người khác nói. Lắng nghe giúp mọi người hiểu nhau hơn, tôn trọng nhau hơn.
Khi lắng nghe bạn sẽ học hỏi được nhiều kiến thức từ người khác để bổ sung cho phần kiến thức mà bạn bị thiếu. Đó là cách hoàn thiện những thiếu sót của bản thân mà bạn cần bổ sung cho mình.
6. Hỗ trợ, giúp đỡ nhau
Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau. Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.
Mỗi thành viên phải tương trợ, sát vai nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”.
7. Tôn trọng ý kiến
Nếu trong nhóm liên tục xảy ra những tranh cãi, mâu thuẫn, chẳng ai chịu nhường nhịn, tôn trọng ý kiến của ai thì chắc chắn hiệu quả làm việc sẽ bị ảnh hưởng theo, không đạt được mục tiêu đề ra lúc ban đầu.
Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác, điều này thể thể hiện qua việc biết lắng nghe, động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.
8. Tăng cường giao tiếp
Để nhóm làm việc hiệu quả, các thành viên cần giao tiếp với nhau nhiều hơn, tăng cường các hoạt động giúp xây dựng mối quan hệ thân thiết và sự hiểu ý đồng đội. Chỉ khi có sự gắn kết và đồng thuận, nhóm của bạn mới tạo ra những kỳ tích tuyệt vời trong công việc.
9. Có trách nhiệm với công việc được giao
Không chỉ có trách nhiệm với công việc được giao mà bản thân mình cần có trách nhiệm với công việc của cả nhóm. Làm việc nhóm cần phối hợp với các thành viên khác để hiệu quả công việc đạt cao nhất và đúng tiến độ.
Thiếu đi sự trách nhiệm, ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể nhóm. Khi đó, chỉ một cá nhân có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của tất cả mọi người.
10. Không nể nang các mối quan hệ
Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên trong nhóm để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất. Thái độ “dĩ hòa vi quý” sẽ tốt tùy trường hợp, là yếu tố để tạo sự đồng thuận chứ không phải sự xuề xàa, dễ dãi trong các khi làm việc nhóm.
11. Luôn thẳng thắn
Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhất những chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội của mình, trách va chạm, mâu thuẫn… Hãy thẳng thắn nêu quan điểm cá nhân của bản thân mình, góp ý cho bạn sửa đổi. Có như thế, người khác hay chính bản thân mình mới nhận biết được những lỗi lầm cần sửa chữa. Tránh việc nói xấu, tỵ nạnh sẽ làm ảnh hưởng đến tình đoàn kết của cả nhóm.
12. Báo cáo tiến độ làm việc
Trong mô hình của Horenso nổi tiếng tại Nhật, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?
Điều làm nên tính hiệu quả của quy tắc Hourensou chính là việc bạn báo cáo vấn đề một cách nhanh chóng, cả nhóm biết được công việc bạn đang làm. Trường hợp gặp bất cứ khó khăn và rắc rối gì cả nhóm có thể cùng nhau đổi hướng, đưa ra những phương pháp giải quyết vấn đề tốt. Giữ lại vấn đề để giải quyết một mình sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian và gặp khó khăn.
Trong làm việc nhóm nếu thiếu đi những nguyên tắc làm việc thì khó có thể đạt được kết quả mong đợi. Tuân thủ 12 nguyên tắc làm việc nhóm trên đây là tiền đề để mang đến những hiệu quả công việc ngoài sức mong đợi.
